Microsoft Outlook 2019
Det kan virke som en utrolig stor oppgave å skulle bli kjent med all den funksjonaliteten som Microsofts programmer tilbyr. Og Microsoft Outlook er ingen unntakelse, ikke en gang for en erfaren bruker av Office-pakken. Dette kan skyldes at programmet byr på mange funksjoner man skal sette seg inn i, noe som kan virke en smule intimiderende i starten. Men hvis man til gjengjeld får kontroll over hvordan Outlook fungerer, er det virkelig mye å hente.
Outlook er en av Microsofts aller største og kraftigste arbeidshester. Programmet hjelper en til å få en solid oversikt over arbeidsprosesser, oppgaver og kontakter. Og så er Outlook helt integrerbar med andre programmer i Office-pakken, så vel som OneDrive. Microsoft skriver selv at Outlook er programmet som gjør at man kan jobbe effektivt med et bredt spekter av organisasjonsverktøy, som blant annet dekker e-post, kalender, kontakter, oppgaver, etc.
Et slikt over-organiseringsverktøy er nyttig for å ha kontroll på arbeidet sitt, spesielt hvis man jobber på større arbeidsplasser eller i en organisasjon hvor man må synkronisere mange daglige oppgaver, har en omfattende kommunikasjon med kolleger, andre avdelinger eller mange kunder. Imidlertid kan programmet være litt uinteressant hvis man har en enkeltmannsbedrift eller er en alminnelig privatperson, med mindre man er en stor Microsoft-fan.
Mest kjent for sin e-postfunksjon
Mange bruker Outlook for å sende e-post, noe programmet er spesialist på. Akkurat som tilfellet er med f.eks. en Gmail-konto, kan man organisere kommunikasjonen sin for å holde oversikt over hvem man e-mailer med, når og om hva. Men med Outlook kan du administrere e-postene dine i detalj ved f.eks. å lage mapper og undermapper slik at du kan gruppere og organisere mottakere og avsendere.
På denne måten unngår du den uoversiktlige innboksen, hvor du mister oversikten over e-posten. Og det er enda flere gode funksjoner. Man kan f.eks. ha oversikten over kommunikasjonen ved å gi e-postene flag (flagge) med forskjellige fargekoder, slik at du vet når du skal sende en e-post tilbake – og hvorfor. Samtidig gjør Office-integrasjon det mulig å jobbe i Excel, Word, etc. direkte fra innboksen i stedet for å drukne i vedlegg man sender frem og tilbake.
Mer enn et smart e-postverktøy
Med Outlook kan man også organisere og administrere arbeidskalenderen sin og dele den med kollegaene. På den måten kan for eksempel samarbeidspartnerne se når man har tid til et møte, akkurat som du selv kan finne praktiske møtetider med kollegene. Ved hjelp av kalenderen kan du lage felles avtaler og arrangementer slik at både du og alle rundt deg er synkroniserte med hva som skal skje og når det skal skje.
I Outlook er det også en smart kontaktliste hvor du kan få mye kunnskap om medarbeiderne din, asatte, og e-postkorrespondenter, inkludert deres LinkedIn-informasjon. På samme måte lar programmet deg starte møter med de du skriver med over Skype. Programmet er også avansert nok til å gjenkjenne viktige tider i kommunikasjonen, slik at turer og viktige hendelser automatisk blir plottet inn i Outlook-kalenderen din, slik at du aldri går glipp av firmaturen. Og mange andre ting.
Er Outlook nødvendig?
En del av funksjonaliteten som Outlook tilbyr, er absolutt laget for å skjære inn til beinet og effektivisere den daglige administrasjonen. Selvfølgelig kan du ha e-postkorrespondanse over e-postklienter som Gmail, Yahoo, iCloud-post eller en webmail på ditt eget webhotell. Og man kan fint bruke sin egen papirkalender eller en av de utallige gratis organiser-appene. Man kan også gå på sosiale medier hvis man vil finne ut hvem du kommuniserer med, og til og med huske turer og møte i hodet. Men alt dette tar tid. Kanskje minutter, og på lang sikt blir minutter blir til timer og timer til dager.
Derfor er Outlook et godt verktøy for deg som vil ha en finjustert arbeidsgang. Hvis man er en liten bedrift med en slank portefølje, kan Outlook’s muligheter være litt for mye av det gode. Men for et stort selskap som skal effektivisere de ansattes daglige arbeid, er Outlook helt klart et godt og meingsfylt valg. Samtidig kan man ta Outlook med seg hvor som helst via app-versjonen, og dermed alltid vite hva som skjer.
Selvfølgelig vurderer denne artikkelen bare overfladisk hva Outlook virkelig er i stand til, det er alltid mer å lære – og Outlook kommer regelmessig med oppdateringer og nye funksjoner. At det kan så mye kan imidlertid også være programmets største utfordring. Bør man tro anmeldelser på blant annet TrustPilot, kan det virke avskrekkende å komme i gang for den alminnelige brukeren. For den avanserte Office-brukeren er det imidlertid definitivt mye verdi å hente – og i siste ende kan man spare mange penger.